No pierdas tu tiempo

Olvidate de las tareas rutinarias al automatizar muchas de ellas

“Estoy muy ocupado, tengo muchas cosas que hacer y no tengo tiempo para ordenar mis contactos.”

Puedes sustituir ordenar mis contactos por: crear respuestas automáticas para los emails, mirar un nuevo programa para la empresa o cualquier otra cosa que se te ocurra.

Al final lo que ocurre es que se acumulan las tareas, muchas de ellas rutinarias, aumentando la carga de trabajo.

Pero en lo que a veces no piensas es que algunas de las tareas que tienes pendientes y te llevan mucho tiempo se pueden automatizar.

Sí, has oído bien, automatizar. Conseguir que una máquina haga por ti una tarea rutinaria.

¿Qué se puede automatizar?

Cuando piensas en automatizar puede que pienses en programas complejos que tardas más en aprender a usarlos que el tiempo que te quita la tarea en sí.

Pero no es así. Existen muchas tareas que se pueden hacer de forma automática y cuya automatización te va a llevar menos de 5 minutos.

Empecemos… 

Formulario de contacto

Cuando hago una web, una de las cosas que más me llama la atención es el formulario de contacto.

Por regla general, cuando un potencial cliente rellena tu formulario de contacto, recibes un email con sus datos y el mensaje que te ha escrito.

¿Cuántas veces incluyes este contacto en la base de datos? Casi nunca.

Y el motivo es sencillo, se acumulan en tu bandeja de entrada y al final tienes que ir correo por correo buscando quién te ha contactado.

¿Qué podemos automatizar?

Lo que podemos hacer es que cuando el usuario nos contacte, automáticamente el sistema guarde sus datos en nuestra base de datos.

¿Cómo lo podemos hacer?

Para poder hacer esta automatización necesitaremos tener una base de datos de clientes o lo que es lo mismo un CRM.

Ya expliqué en un post anterior qué es un CRM, para qué sirve y alguna recomendación como son InfusionSoft, Streak o Zoho. Y añado uno más a la lista: ActiveCampaign.

Si usas WordPress deberás instalar un plugin adicional para realizar la conexión, cada plataforma tiene el suyo propio.

Para poder automatizar, huye de aquellos CRM que no se pueden conectar directamente con WordPress.

Existen algunas soluciones que simplemente te permiten importar los datos al CRM mediante un Excel, pasa de ellas.

¿Por qué te preguntarás?

O bien tienes un Excel donde metes a mano los datos y por lo tanto no automatizas nada o usas un intermediario y al final el precio del CRM + intermediario será más caro y tendrás que aprender a usar dos herramientas distintas.

Si además tienes un equipo de comerciales, podrás asignar los formularios de contacto a un comercial en concreto, así no deberás preguntar quién se encarga de cada contacto.

Auto-responder

No hay nada que ponga más nervioso a un cliente que no saber si el formulario de contacto se ha enviado correctamente.

A parte de indicarlo en el mismo formulario, envía un correo indicando los tiempos medios de respuesta.

Evitarás tener varios correos de la misma persona asegurándose de que el correo se ha enviado o quejándose de que no le contestas.

¿Cómo lo puedes hacer?

Si tu web está hecha en WordPress es probable que tu formulario de contacto esté hecho en Contact Form 7.

Si es así la automatización es sencilla, simplemente debes acceder al formulario dentro de Contact Form 7, ir a correo electrónico y marcar “Usar correo electrónico (2)”.

Cómo crear un autoresponder en Contact Form 7

En el apartado cuerpo del mensaje puedes añadir tu mensaje personalizado.

Un apunte, a mi me encantan los formularios de Type Form ya que son más humanos.

Publicaciones de tus post

Otra de las tareas que puedes automatizar es la de publicar los post del blog de tu empresa.

Muchas veces los clientes se quejan de que no tienen tiempo para escribir durante una temporada. Y que cuando lo tienen es cuando publican.

Yo siempre les respondo lo mismo, cuando menos trabajo tienes, entonces es cuando escribes tus post, pero no el de la semana que viene, no. Los de los tres próximos meses.

De tal forma que los subes a tu WordPress y los dejas programados para que automáticamente se publiquen cuando a ti te interesen.

Así cuando llega la carga de trabajo no dejas de lado a tus lectores.

¿Cómo lo puedes hacer?

Si tu web está hecha en WordPress lo puedes hacer de una forma muy sencilla. Te dejo aquí el enlace dónde Fernando Tellado de AyudaWP te explica cómo puedes hacerlo.

Publicar en las redes sociales

El agobio se apodera de los clientes cuando se plantean el tema de las redes sociales.

Eso de publicar 5 veces al día en Twitter, 1 en Facebook, otra en Linkedin….

Es mencionarlo y les entran sudores fríos solo de pensar que tienen que estar enganchados a las redes sociales y pendientes de cuando les toca la publicación.

¡Pues no señores! Puedes generar todo el contenido de tus redes sociales un día a la semana y dejarlas programadas para toda la semana.

¿Cómo lo puedes hacer?

Para programar tus redes sociales puedes usar distintas herramientas como son Buffer o Hootsuite.

Marketing

El otro día estuve en una conferencia de Vilma Núñez y por suerte para ti ha publicado en su blog un post que es un mini resumen de lo que fue una conferencia super intensa.

Al final cuando tenemos una página web lo que queremos hacer es vender, ¿pero cómo hacerlo bien? ¿cómo hacer para no estar pendiente de si funciona?

Pues aquí te dejo un post magnífico dónde Villma explica qué es la automatización de marketing.

 

Para acabar…

Debemos tener en cuenta que para automatizar necesitamos tener otras herramientas adicionales como un CRM.

Pero para que la automatización funcione de verdad, deberás primero definir tus procesos y objetivos.

Por mucho CRM que compres, ya puede ser el más caro del mercado, si le metes basura, el sistema te devolverá basura.

Aunque te parezca que es mucho trabajo definir los procesos es algo que puedes ir haciendo poco a poco e implementar pasito a pasito en tu empresa.

Y tú, ¿tienes tus procesos definidos?¿qué automatizas?¿qué te gustaría automatizar?

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